Knelpunten aanpakken door niets te doen

2.400 woorden, 8 – 12 minuten lezen, en 5 minuten mediteren 🙂

calm daylight evening grass

In de bouw buitelen we over elkaar heen als het gaat om praktische oplossingen voor problemen. Als een razende rennen we achter allerlei nieuwe trends aan en willen we als eerste een pilot project op te leveren. We zijn echte doeners. En dat is iets om trots op te zijn.

En toch pleit ik ervoor om knelpunten aan te pakken door juist helemaal niets te doen. En dat niets doen bedoel ik letterlijk.

***

In mijn werk als onderzoeker naar sociale aspecten in ketensamenwerking in de bouwsector is een vraag die me constant bezig houdt:

Waarom steken we moeite in verbeteringen van onze samenwerking, zowel op harde als zachte factoren, en komt het tegelijkertijd zo slecht van de grond?

We doen allerlei sessies met adviseurs, onderzoekers, praktijkvoorbeelden, sessies, pilots en noem maar op. Tegelijkertijd weten we dat verandering langzaam gaat. Het kan weerstand opleveren. En de uitkomst is vrijwel nooit wat we er vooraf van verwacht hadden. Waarom doen we al die acties? En wat is het nut van die acties?

***

De afgelopen jaren heb ik me bezig gehouden met dit soort vragen. Ik ben als wetenschappelijk onderzoeker ondergedompeld geweest bij woningcorporaties en bij aannemers die bezig zijn met dit soort dromen zoals ketensamenwerking en resultaat gericht onderhoud.

De droom is dat de opdrachtgever een simpele, maar doeltreffende opdracht geeft en dat de onderhoudsaannemers met die opdracht actief aan de slag gaan en voor weinig geld een mooi en duurzaam resultaat leveren. Eerst heette die droom ketensamenwerking of resultaat gericht opdrachtgeven. Nu heet die droom circulair bouwen. Ze zijn allemaal verwant aan elkaar. Ondanks alle tijd en moeite, het verwezenlijken van deze droom wordt nog steeds slecht begrepen.

***

Wat ik in mijn onderzoek zag, was dat we in het najagen van die droom van efficiënt en effectief werken, allerlei initiatieven ontplooien. Het ene pilotproject na het andere schiet de grond uit.

We maken ook allerlei tools om ons te helpen, zoals procesmodellen, leidraden, en contractvormen.

Hoe wordt zo’n tool gebruikt? We lezen het een keer door. Als het interessant is lezen we het nog een keer. En dan gaan we weer verder met ons werk. En dan doen we misschien andere fases in een project, of mensen worden eerder of later betrokken. Maar de essentie blijft: we worstelen voort. We komen nog steeds van alles tegen. Misschien in een andere fase of met een andere persoon.

Bouwen en renoveren is per definitie een sociale aangelegenheid. Het is iets dat hoe dan ook tussen mensen plaats vindt. We vergeten dat. Daarom is mijn boodschap in deze blog:

‘We zijn zo bezig met organiseren, dat we de echte pijnpunten ‘vergeten’ aan te pakken’

***

Maar voordat ik deze stelling zal onderbouwen, en uit zal leggen wat die pijnpunten zijn, wil ik een experiment met jullie uitvoeren. Niet schrikken, je hoeft niets te doen, behalve mijn simpele aanwijzingen te volgen.

  • Zet een timer op 5 minuten.
  • Dus zet je voeten naast elkaar plat op de grond neer.
  • Ga rechtop zitten. Je handen leg je op je benen, met je handpalmen naar boven of naar beneden, dat maakt niet uit.
  • Haal diep adem, en op je uitademing sluit je je ogen.
  • Je bent aan het mediteren. Gapen is volledig toegestaan.
  • Terwijl je zo zit, ga je met je aandacht naar je gedachten. Je kijkt wat zoal voorbij komt. Wat het ook is, positief of negatief, je laat het daar gewoon zijn zonder iets te doen.
  • Misschien kom je even helemaal tot rust. Misschien voel je enorme weerstand. Beide reacties zijn ok. Het is niet slecht of niet goed. Je hoeft niets te doen. Je hoefts zelfs geen oordeel te geven over deze ervaring.
  • Je hoeft je gedachten ook niet weg te doen, of te denken dat bij mediteren een leef hoofd hoort. De kunst is om het daar gewoon te laten zijn.
  • Dan verleg je je aandacht naar je ademhaling. En ook hier hoef je niets mee te doen, behalve observeren hoe je ademhaling op dit moment is.
  • Misschien is je ademhaling oppervlakkig of wat dieper. Snel of langzaam. Door je mond of door neus. Misschien kun je je ademhaling horen.
  • Zo blijf je zitten. We hebben nog 1 minuut en dan geef ik aan dat deze meditatie ten einde is.
  • Als de bel van de timer gaat, blijf je precies zitten zoals je zit. Verdiep je ademhaling iets. Een langere inademing en een langere uitademing.
  • Op de volgende inademing, zonder te praten, open je je ogen.
  • Welkom terug.

***

Mediteren is hard werken he? 🙂

Ik zal op het einde van deze blog terugkomen op het waarom van dit experiment. Voor nu stel ik alleen de vraag, en die moet je voor jezelf beantwoorden, ‘Kun jij de spanning van het niets doen verdragen?’

En dit is denk ik precies is wat we verleerd zijn in het dagelijkse werkleven. Spanning verdragen van het ongemak, kwetsbaarheid en niet weten hoe met een situatie om te gaan verdragen. En die spanning die in directe relaties tot andere mensen in je zakelijke netwerk, is was ik noem een pijnpunt.

Ik zie dat als het echt moeilijk wordt in dat soort zakelijke sociale contacten, als daadwerkelijk spanning ontstaat die we voelen in onze buik, we die het liefst vermijden. We gaan structureel die pijnpunten niet aan. We hebben allemaal onze vermijdingstrategieën, zoals ervan weglopen, mopperen over een ander, praten over andere zakelijke issues, dominant je wil opleggen aan een ander, of praten over kinderen en voetbal en denken dat je een echt gesprek aan het voeren bent.

En dat niet aangaan van die pijnpunten, staat het efficiënt en effectief samenwerken met onze partners in de weg.

***

Wat bedoel ik nou precies met die pijnpunten in die sociale relaties, in die normale relaties van mens tot mens. Voorbeeldje. Ik was voor mijn onderzoek bezig bij een woningcorporatie. Die afdeling onderhoud en renovatie was bezig met ketensamenwerking. De directeur investeerde in BIM-software. Daar werd tijd en moeite en geld in gestopt, maar het kwam moeizaam van de grond.

In mijn interviews spraken de respondenten over het klassieke ‘gat’ tussen het management en de projectleiders op de werkvloer.

Ze zeiden bijvoorbeeld: ‘Dit heeft niets met ketensamenwerking te maken hoor, maar die directeur van ons is echt…… (vul maar in!)’

Even tussendoor, voordat ik die anekdote vertel. Dat probleem van dat gat is natuurlijk bekend en wordt allang geaccepteerd, waardoor we het abnormale van dit gat niet meer inzien. Ik denk dat we juist dit soort basale dingen niet meer voor lief moeten nemen.

Maargoed, dat gat dus. Ik volgde een projectleider in die woningcorporatie. In mijn onderzoek heet hij Jan en zijn directeur heet, laten we hem Henk noemen.

En ik zag zowel Jan als Henk met die relatie worstelen. En ze zeiden het niet tegen elkaar – ongemakkelijk, dat snap ik – maar tegen mij durfden ze iets los te laten. Ik hoorde in beide verhalen een wens tot verbinding en gehoord te worden. Dat zeiden ze niet letterlijk 🙂 Wat zeiden ze dan:

Henk zei: ‘Ze willen niet mee’.

Jan zei: ‘Telkens als ik iets zeg, dan heeft Henk weer een weerwoord. Ik kom er niet tussen. Hij snapt mij niet’. Bekend?

Dus ik hoorde bij beide partijen ook een diepe wens tot verbinding, maar dat lukte voor geen meter. En in plaats van zeggen ‘het lukt me niet’, werd vooral gewezen naar een ander.

Zo zei de Jan telkens, ‘Henk moet met een visie komen’. En Henk zei “als de werkvloer nou maar eens een keer niet zo eigenwijs zou zijn, en mijn plannen gewoon zouden uitvoeren’.

Als onderzoeker heb geprobeerd tools aan te reiken. Zijn die tools innovatief? Nou nee. Zo zei ik tegen de projectleider ‘Jan, als Henk niet met een plan komt, zal je moeten vragen aan Henk waar je behoefte aan hebt óf zelf met een plan komen. Dan zeg je luister, ik heb nagedacht en ik stel voor dat we het zus en zo gaan doen’.

Maar dat kan toch niet? Ik: hoezo niet? Je kunt hem toch gewoon uitnodigen? Hij is hier toch gewoon aanwezig?

En hetzelfde gesprek voerde ik met Henk. Je moet weten, Henk had een apart kantoortje, los van de kantoortuin waar alle projectleiders zaten. Hij zag ze allemaal langslopen, maar dat was het dan. Ik zeg: ‘ Waarom loop je niet gewoon een keer die kantoortuin in, en ga je met de mensen praten en vragen waarmee ze bezig zijn?’

Een paar weken later hoorde ik van Jan de projectleider dat die directeur ineens op de werkvloer was verschenen. Jan was zich kapot geschrokken. ‘Ineens stond ie achter mijn rug een banaan te eten’ zei Jan. ‘Lekkere banaan?’ ‘Ja hoor’. En toen liep ie weer weg. Einde poging.

De gevolgen van deze relatie waren best verstrekkend. Dat kun je ook teruglezen in mijn proefschrift en samenvattingen. Allerlei andere details verstoorden de persoonlijke relaties in dit netwerk. Jan heeft tijd en moeite gestoken in het samenwerken met de aannemer (die daar ook tijd, moeite en geld in heeft gestoken). Ze hebben BIM-sessies ontwikkeld, met discussies, processchema’s, tekeningen, berekeningen, en snelkookpannen.

Maar door die slechte relatie tussen Jan en Henk en allerlei miscommunicaties, kwam uiteindelijk de hele opdracht op losse schroeven te staan. En al die organisatie die Jan en de aannemer erin hebben gestoken bleken voor niets geweest. Dat heeft ook het vertrouwen verstoord, dat Jan en die aannemer hadden opgebouwd.

Dit probleem zal jullie ook niet onbekend voorkomen. En de wortel van dit probleem is denk ik niet eens zo zeer de slechte onderlinge persoonlijke relaties de mensen. Misschien kunnen we daar niet veel aan doen. Problemen in sociale relaties zullen denk ik altijd blijven bestaan. Maar het structureel niet aangaan van die slechte onderlinge persoonlijk relatie, is de wortel van het probleem.

***

We zijn zo bezig met organiseren, dat we ‘vergeten’ de echte pijnpunten aan te pakken.

Volgens mij komt dat duidelijk naar voren in het verhaal van Jan en Henk.

Als Jan en Henk hun relatie hadden geprobeerd te verbeten, was die toestand niet nodig geweest. Dan was het project misschien door gegaan.

We kunnen beter werk doen in de helft van de tijd, als we de confrontatie met de pijnpunten aangaan.

***

Ander voorbeeldje. Voor een andere casus in mijn onderzoek kwam ik in aanraking met een ketentje die zichzelf als succesvolle keten beschouwde. Ze hadden veel tijd en moeite gestoken in deze keten. Ze hadden hetzelfde team bouwvakkers meegenomen naar verschillende projecten.

Eén onderdeel van het succes was, zo vertelden ze mij, dat ze meer evaluaties deden.

Onderdeel van die succesvolle keten was projectleider van de woningcorporatie Wim. Maar toen ik de overige ketenpartners ging interviewen, bleek niemand echt tevreden over Wim. Wim stuurt te veel, hij snapt het niet helemaal en hij wil gewoon niet mee.

Ik vroeg natuurlijk: ‘Wat doen jullie met Wim?’ Hoe ga je daarmee om? De antwoorden waren verschillend van aard:

  • De aannemer zei: ‘We hopen dat we volgende keer Kees krijgen. Want die is ook projectleider en die snapt het een stuk beter’.
  • En een directe collega van Wim zei: ‘Ik heb geprobeerd feedback te geven, maar dat lukt niet. Toen heb ik een keer gevraagd of Wim mij feedback wilde geven, maar daar is hij nooit op teruggekomen’.

En zo bleef het aanmodderen met Wim.

Overigens hetzelfde met de opzichter van die woningcorporatie. Die stuurde ook te veel. Maar inmiddels wisten die bouwvakkers van wie het kwam. Dus ze werken er gewoon een beetje omheen. Gedoe, omdat niemand echt de verbinding zoekt met personen als Wim en die opzichter.

Ik heb Wim natuurlijk ook gevraagd hoe hij daar tegen aan kijkt. En Wim blijkt helemaal niet zo negatief te zijn als iedereen zegt. Hij zegt: ‘Ik weet dat ik soms te veel stuur, maar het lukt me niet om het om te draaien’. Kortom, daarin hoor ik juist een behoefte tot hulp. Maar kennelijk lukt het Wim ook niet om dat te vragen.

***

Luisteren is een zwaar onderschatte eigenschap.

Ik gooi er maar even een stelling in. Ik hoop dat jullie dit terugzien in de anekdotes. Maar ik zie weinig mensen echt luisteren naar elkaar. Met name in gevallen als Jan, Piet, Wim en die opzichter, is het meer meningen naar elkaar gooien. Wanneer zitten mensen nou echt stil met elkaar. Wanneer vragen ze door.

Hoe zit dat nou precies met jou? Hoe kijk jij tegen de dingen aan? Zonder gelijk een weerwoord te geven, of een discussie aan te gaan waarin iemand gelijk kan krijgen, maar nieuwsgierig zijn en je verdiepen in het perspectief van de ander.

***

Overigens heb ik bij verschillende ketenpartners ook gevraagd hoe dat met die evaluaties zit, want naar hun zeggen was dat een belangrijke succesfactor in hun samenwerking.

Die evaluaties bleken uiteindelijk toch meer technisch van aard te zijn. En ze hadden met die keten het eerste wooncomplex uitgebreid technisch geëvalueerd. Én daarbij zeiden ze dat ze het tweede complex niet meer geëvalueerd, ‘want dat was hetzelfde als de eerste evaluatie’.

Dus als je een interventie doet in een organisatie, er komt een bepaald model, BIM wordt geïntroduceerd, of je wilt meer in de ketens samenwerken, dan valt of staat het succes niet met het originele plan maar met de manier waarop mensen met zo’n plan omgaan.

De implementatie van iets nieuws is een kans om écht met mensen te gaan zitten praten, en dat kan het een grote verandering in de cultuur teweeg brengen. Overigens kan dat ook zonder de implementatie van iets nieuws.

Implementeren van iets nieuws is 1 ding, echte pijnpunten aangaan is een tweede.

***

Open vraag aan jullie, en je hoeft niet gelijk te antwoorden:

“Wat als we evenveel tijd en moeite zouden steken in onze eigen ontwikkeling, als in het opstellen van allerlei managementtools en organisatie-activiteiten?”

en

“Wat als tegenover elke vergadering over prijzen, processen, en aanbestedingen en alles wat ermee samen hangt, een echt gesprek van mens tot mens zou staan?”

Ik denk dat we meer richting de gewenste verandering komen als we dat doen.

***

We ‘vergeten’ dus die pijnpunten aan te pakken.

Eigenlijk bedoel ik te zeggen: we vermijden die pijnpunten liever. En dat is precies waarom ik jullie heb meegenomen in die meditatie aan het begin van deze presentatie.

Maar ik wilde jullie laten voelen hoe het voelt om ongemak te ervaren. Hoe hard het werken is om dat ongemak aan te gaan. Om niet gelijk in een oplossing te schieten, maar gewoon eerst eens rustig te kijken wat er aan de hand is, zonder gelijk te gaan rennen en een pilot-project op te zetten.

***

Waarom komen we al jaren bijeen om het te hebben over dromen, zoals resultaatgericht onderhoud, waarbij de opdrachtgever met simpele instructies een aannemer aanzet tot het snel, goedkoop en met goede kwaliteit bouwen en onderhouden van een wooncomplex. En waarom komt die gewenste situatie zo slecht van de grond?

Een onderdeel van het antwoord op deze vraag is: omdat we structureel allerlei pijnpunten vermijden. Knelpunten in sociale relaties voelen we feilloos aan, maar we doen er niets mee, omdat we die spanning niet kunnen verdragen.

***

Het is misschien teleurstellend dat ik geen stap voor stap managementplan heb. Wat ik voorstel is ook niet een eenmalige interventie die je een keer kunt doen op anderen. Het vraagt een structurele verandering in je eigen houding en gedrag, waarmee je de gewenste verandering belichaamt en waarmee je je omgeving dwingt om hieraan mee te doen. Ik hoop dat deze presentatie jullie heeft geïnspireerd om te beginnen met het stap voor stap veranderen aan aangaan van die pijnpunten.

Plaats een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s

%d bloggers liken dit: